Der Start ist entscheidend

„Wir garantieren ein gutes Onboarding“.
Solche oder ähnliche Vermerke findet man zur Genüge in Stellenbeschreibungen und wären vor 20 Jahren undenkbar gewesen.

Die Notwendigkeit der Erwähnung beweist, dass es sich um keine Selbstverständlichkeit handelt.
Es ist insofern noch schlimmer, als es belegbare Studien über den Umstand einer erfolgreichen Einarbeitung mit der positiven und schnellen „Akklimatisierung“ in das neue Unternehmenskonstrukt gibt.

Je schneller ich mich wohl fühle, je schneller leiste ich 100 Prozent

Die Logik ist derart naheliegend, dass eine Thematisierung der falschen Herangehensweise eigentlich obsolet sein sollte.
Mitnichten ist dem aber so und soll in diesem Artikel durchleuchtet werden.

Ein neuer Kollege hat sich nicht nur für den Job beworben, er hat auf der Basis der ihm in Dialogen vermittelten zukünftigen Tätigkeit, den Entschluss gefasst, sich beruflich dem Unternehmen anzuschließen.
Leider endet der Rekrutierungsprozess mit der Unterschrift des Kandidaten und die finalen HR-Schritte sind der Abschluss der Formalien.
Zum Arbeitsstart beginnt ein neuer Prozess und damit verbunden eine neue Verantwortlichkeit. Oftmals findet keine Vorbereitung auf den neuen Kollegen statt.

Die Zuständigkeit für die Koordination des Mitarbeiters wird improvisiert angegangen und eine rudimentäre Übersicht dient der Veranschaulichung des Arbeitsumfelds.

Ein Blickwinkelwechsel gibt Aufschluss

Große Konzerne haben vor Jahrzehnten damit begonnen, die korrekte Einarbeitung des neuen Aspiranten minutiös zu planen und die Resultate zu evaluieren.
Als Ergebnis zeigte sich, dass eine koordinierte und stabsmäßig durchdachte Eingliederung einen schnellen Erfolg brachte.

Aus der Sicht eines neuen Kollegen ist es elementar wichtig, dass er sich nicht nur willkommen fühlt, sondern auch direkt integriert fühlt.
Bei einer gesunden Arbeitsmotivation muss davon ausgegangen werden, dass es ihm wichtig sein sollte, dass er möglichst schnell autark arbeiten kann.

Die Grundlage für diesen Umstand liefert eine strukturierte Eingliederung. Ferner ist es beidseitig von Vorteil, wenn die Herangehensweise einem klaren, durchdachten Plan folgt.
Sowohl die Person die startet, als auch derjenige der Informationen liefert, wissen über den Ablauf Bescheid und können sich adäquat vorbereiten.

Die Wirkung die ein improvisiertes Onboarding auf den neuen Kollegen haben kann, ist in vielen Fällen fatal.

Wertschätzung ist wichtig

Unsicherheit und Nervosität sind Indikatoren für einen Jobstart.

Was erwartet mich? Wie sind die neuen Kollegen? Ist der Job so, wie er mir „verkauft“ wurde? Ist das Arbeitsklima gut? Wie ist der Umgang miteinander? Finde ich mich schnell rein?

Diese oder ähnliche Fragen durchkreuzen die Gedanken vor dem Start in die neue Tätigkeit. Was wäre besser, als möglichst viele dieser Fragen gleich zu Beginn zu beantworten oder aber mittels eines guten Gefühls gar nicht weiter thematisieren zu müssen!?

Die Ansprache und das Einführen in die neue Arbeitsgemeinschaft ist die Aufgabe des Vorgesetzten. Ihm obliegt es, die Basis, das Fundament für den Einstieg zu liefern.
Er sollte als Pate fungieren und in jeder Situation parat stehen, wenn nur Ansatzweise Fragen oder Unklarheiten auftreten.

„Schön, dass Sie da sind. Wir freuen uns, dass Sie uns unterstützen werden. Wir haben auf Sie gewartet.“
Dies auszusprechen kann viel bewirken, es allerdings zu leben und den neuen Kollegen erleben lassen, ist die Notwendigkeit, die ihm das Gefühl von Wertschätzung bringt.

Was gibt es besseres, als nach den ersten Tagen nach Hause zu gehen und ein Gefühl von Integration zu verspüren, das motivierend ist.
Eine Bestätigung des Entschlusses, diesen Weg gewählt und den Vertrag unterzeichnet zu haben.

Wo beginnt Onboarding und wo endet es?

Die fehlerhafte Einschätzung, der Onboarding-Prozess würde mit dem Startdatum der Tätigkeit beginnen, ist falsch und kann zu Problemen noch vor dem ersten Arbeitstag führen.

Im Augenblick der mündlichen Bestätigung, dass man sich einig geworden sei, sollte der Prozess gestartet werden. Eine direkte Umsetzung der Verschriftlichung der ausgehandelten Elemente in Vertragsform, gibt Klarheit auf beiden Seiten.

Es kommt immer noch vor, dass Kandidaten über den Status des Vertragswerk nachfragen müssen und die Zusendung nicht reibungslos und schnell passiert.
Die Priorisierung dieses Vorgangs sollte innerhalb der HR-Abteilung umgesetzt werden.

Verzögerungen können unweigerlich zu Zweifeln führen. Diese sind nicht nur unnötig verschuldet, sie können zum Absprung des Kandidaten führen.

Alle wichtigen formalen Angelegenheiten sollten vor dem Startzeitpunkt seitens der Personalabteilung geklärt worden sein.
Die Interaktion mit dem operativen Bereich obliegt dem HR und muss klar strukturiert sein.

Große Konzerne beenden ihren Onboardingprozess mit dem ersten Evaluierungsgespräch. Erst ab diesem Zeitpunkt findet es intern einen Abschluss. Wichtig ist die Verantwortlickeit und die strukturelle Eingliederung in den Prozessablauf.
Erklären Sie dem neuen Kollegen den Ablauf und den Endzeitpunkt der Einarbeitung. Dabei ist es unerheblich, ob es zeitliche oder strategische Parameter gibt (in drei Wochen oder nach dem Durchlauf aller Abteilungen).

Trivialste Dinge sind in vielen Fällen nicht geregelt

Eine Studie des renommierten Unternehmens softgarden ergab, dass nachfolgende Fehler auftraten (Onlinestudie unter mehr als 2.500 Teilnehmern im Onboarding-Prozess):

  • Mehr als jeder zehnte Bewerber musste nach einer Zusage unerwartet lange auf seinen verschriftlichten Arbeitsvertrag warten.
  • 25% der Neueinsteiger wird seinen Kollegen am ersten Tag nicht vorgestellt.
  • 43 Prozent der neuen Mitarbeiter haben keinen persönlichen Ansprechpartner (Paten) im neuen Kollegium.
  • Nur jeder dritte Mitarbeiter erhält ein strukturiertes und konkretes Onboarding. In 2 von 3 Fällen erfolgt die Einarbeitung auf improvisierter Basis.
  • 57 Prozent der Starter finden am ersten Tag keinen fertiggestellten Arbeitsplatz vor.
Studie Onboarding
Studie Onboarding

Zusammenhang zwischen Kündigung und Onboarding

Die Notwendigkeit eines guten Onboarding-Prozess liegt auf der Hand. Gerade zu Beginn einer neuen Tätigkeit ist das Geflecht sehr fragil und die Verbundenheit zu der neuen Unternehmung nicht sonderlich stark.
In dieser Phase ist es zwingend erforderlich, dass die zu beeinflussenden Parameter nach bestem Wissen und Machbarkeit realisiert werden.

Teilnehmer einer Studie gaben an, dass sie sich nicht wohl fühlten und den Eindruck vermittelt bekamen, ob sie da seien oder aber nicht, hätte keinen großen Einfluss. Vielmehr berichteten einige Neueinsteiger, dass ihre Einarbeitung als Belastung des Kollegiums additiv zum operativen Geschäft ausgefallen sei und man daraus auch nicht wirklich einen Hehl machte.

Mitarbeiterbindung beginnt bereits im Onboarding-Prozess

Eine zeitgemäße Vorbereitung auf den neuen Mitarbeiter und eine strukturierte Form der Einarbeitung ist die Grundlage für eine zukunftsorientierte Mitarbeiterbindung.
Je früher damit begonnen wird das Kollegium vorzubereiten, je einfacher ist die Umsetzung einer einheitlichen Strategie.
Detaillierte Planung des Onboardings und Einbindung aller verantwortlichen Personen in die Struktur, ermöglicht einen sicheren Ablauf und bietet geringere Fehlerquellen.

Prävention, dass neue Mitarbeiter bereits kurz nach Start wieder kündigen ist und sollte Bestandteil des Onboardings sein.
Gerade in der aktuellen Arbeitsmarktsituation, in der ein großes Defizit fachlicher Kompetenz besteht, darf ein Kollege nicht, auf Grund fahrlässiger schlechter Integration in das Unternehmen, verloren werden.

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Was Unternehmen tun können, damit das Onboarding funktioniert

Als Unternehmen sollten Sie nachfolgende Elemente fest in den Onboardingprozess integrieren:

  • Eine zeitnahe Finalisierung des Vertragswerk (umgehendes Verschriftlichen der Dokumente).
  • Sollte zwischen Vertragsunterschrift und Startdatum ein gewisser Zeitraum liegen, so bietet es sich an, den Dialog in der Zwischenzeit aufrecht zu halten. Eine Email, dass man sich auf den neuen Kollegen freut und man in Vorbereitung auf seinen Berufsstart alles in die Wege leitet, gibt dem Mitarbeiter vor dem Start ein gutes Gefühl. Sinnvoll ist es auch, dass der Fachvorgesetzte die Brücke zwischen dem formalen HR-Prozess zum zukünftigen operativen Bereich herstellt.
  • Vorbereitung des 1. Tages: Kollegium ist informiert und instruiert über die Vorgehensweise. Abläufe sollten koordiniert werden. Ganzheitliche Betreuung ab dem ersten Augenblick.
  • Bereitstellung aller notwendigen Arbeitsmittel. Der Arbeitsplatz ist vorbereitet und fertiggestellt.
  • Offizielle Begrüßung und Vorstellung der neuen Kollegen. Es sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Der Pate (Fachvorgesetzte im besten Fall) übernimmt die Begrüßung ab „der Tür“ und begleitet den Kollegen durch die Etappen des Tages.
  • Es empfiehlt sich eine „Willkommensmappe“ zu erstellen. Inhalte sollten sich auf den Onboarding-Prozess beziehen. Sowohl das Team, als auch der Neustarter haben einen koordinierten Eindruck über den Ablauf und es ist eine Struktur ersichtlich.
  • Ermutigen Sie das Team den neuen Kollegen sozial zu integrieren. Formale Dialoge sind notwendig, allerdings ist es hilfreich, wenn die Kommunikation bisweilen aufgelockert wird. Interaktion in den Pausen bietet die Möglichkeit „das Eis zu brechen“.
  • Manage your expectations: Geben Sie dem Kollegen Zeit sich einzufinden und überfrachten Sie ihn nicht mit zu viel Input. Es ist alles neu und möglicherweise nicht so trivial, wie Sie es sehen.
  • Optimieren Sie den Prozess wenn Sie Bedarf sehen. Ein erstelltes Schema muss evaluiert werden. Sollten Sie seitens des Kollegiums oder der Neustarter Informationen erhalten, so nutzen Sie diese um den Ablauf zu verbessern. Bedenken Sie, dass die Erstellung eines strukturierten Plans subjektiv erfolgt und sachdienliche Informationen sehr hilfreich sind.

Ein gutes Onboarding ist keine Kernphysik. Beachten Sie bitte, dass es auf wenige wichtige Aspekte ankommt. Ziel der Einarbeitung muss es sein, dass der neue Mitarbeiter möglichst schnell auf dem Niveau ist, dass Sie sich vorstellen.

Dabei muss immer berücksichtigt werden, dass es von großem Vorteil ist, dass der Neustarter ein möglichst gutes Gefühl hat und sich in dem neuen Arbeitsumfeld sofort wohlfühlt.

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