Ein Telefoninterview ermöglicht es, den Kreis der interessanten Kandidaten weiter zu verjüngen. Die Möglichkeit, mittels eines persönlichen Gesprächs, neue und detailliertere Informationen über den Bewerber zu erhalten, macht den Einsatz, als Vorstufe zum Vorstellungsgespräch, notwendig.
Die Einsparung von Aufwand und Kosten, liefert ein weiteres Kriterium, warum immer mehr Firmen auf diesen Schritt im Bewerbungsprozess setzen.
Organisatorische Aspekte bei großen Bewerbungsprozessen machen es notwendig, die Vielzahl der interessanten Kandidaten einzugrenzen.
In diesem Beitrag widmen wir uns der Frage, wie sehr es notwendig ist, das Telefoninterview akribisch vorzubereiten und warum es nicht unterschätzt werden sollte. Wir möchten Ihnen Tipps und situative Herangehensweisen näherbringen, die Sie optimal auf das nächste telefonische Interview vorbereiten.
Telefoninterview = Vorstellungsgespräch?
Der Ablauf eines telefonischen Interviews kann dem eines persönlichen Vorstellungsgespräch sehr ähnlich sein. Die inhaltlichen Abfolgen sind je nach Intention, deckungsgleich oder zumindest sehr nah bei einander.
Ein guter Personaler wird Sie vorab über die Dauer des Gesprächs informieren und Ihnen die Ausrichtung mitteilen. In der Regel sollte ein solcher Dialog zwischen 20 Minuten und maximal einer Stunde terminiert werden. Sollte ein solches Gespräch länger als 60 Minuten dauern, so zeigt es, dass sehr viel Redebedarf – unter Umständen von beiden Seiten – vorliegt und ein gesteigertes Interesse an der jeweils anderen Seite besteht.
Die kürzerer Variante des Gesprächs dient zumeist der Klärung diverser Komponenten, die aus den Dokumenten, die Sie der Unternehmung im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt haben, entstanden sind. Möglicherweise war Ihr Lebenslauf ansprechend, jedoch wurde darin nicht alles klar, sodass der Personaler bestimmte Bereiche abklären möchte.
In der längeren Variante müssen Sie davon ausgehen, dass es sich um ein ähnliches Prozedere, wie bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch handelt und sehr viele Aspekte auf Sie zukommen werden.
Ablauf und Struktur
Ein gut vorbereitetes Telefoninterview wird nach einer klaren Struktur „abgearbeitet“ werden. Die folgenden Programmpunkte sollten inhaltlicher Bestandteil sein und von Ihnen vorbereitet werden:
Punkt 1: Begrüßung
Beide Parteien stellen sich vor. In bestimmten Fällen werden mehr als nur eine Person auf Seiten der Unternehmung zugegen sein, sodass alle Teilnehmer darüber informiert werden, wer sich im Gespräch befindet.
Es kann vorkommen, dass zum Zwecke der Auflockerung, ein wenig Smalltalk gestartet wird. Seien Sie darauf vorbereitet, dass an dieser Stelle keine großen Monologe Ihrerseits erwartet werden, sondern nur eine Zugangsbasis für das weitere Gespräch gelegt wird.
Punkt 2: Selbstdarstellung / Präsentation der eigenen Person
Nachdem jeder der Beteiligten darüber informiert worden ist, wer „in der Leitung ist“, wird es sehr schnell um Ihre Person gehen. Sie werden aufgefordert über Ihre Vita zu referieren und Ihre berufliche Karriere zu skizzieren.
Verwenden Sie als Grundlage der verbalen Darstellung, die verschriftlichte Form Ihres Lebenslaufs. Wichtig ist, dass Sie nicht nur ablesend den identischen Inhalt vortragen, sondern additive Informationen liefern. Der Lebenslauf sollte als Ankerpunkt fungieren, indem Sie die jeweiligen Positionen mit neuen, zusätzlichen Details präsentieren.
Es kann zu Zwischen-, bzw. Rückfragen kommen, die Sie nicht aus dem Konzept bringen sollten. Ihnen muss klar sein, dass man an Ihrem Werdegang interessiert ist und sich ein möglichst gutes Bild von Ihrer Person machen möchte.
Sofern Sie ein Selbstprofil erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, dieses als Ausgangspunkt zu nutzen, da Sie bereits viel mehr Input geliefert haben.
Punkt 3: Der Abgleich mit der vakanten Position
Nachdem Sie sich präsentiert haben, gilt es die Brücke zu der offene Stelle zu schlagen. Sie werden darum gebeten auszuführen, warum Sie interessiert sind und wie sich vorstellen, dem Anforderungsprofil, zu genügen.
Ihnen sollte klar sein, dass Sie die Ausschreibung inhaltlich genauestens kennen müssen und auch über die Unternehmung im Rahmen einer möglichen Recherche bestens Bescheid wissen.
Bereiten Sie sich im Vorfeld darauf vor, wie Sie Ihren Werdegang in Einklang mit dem Anforderungsprofil abgleichen können und wo Sie in der Vergangenheit die geforderten Parameter bereits geleistet haben. Persönliche Erfolge für gewünschte zukünftige Ziele der Firma sind sehr hilfreich. Führen Sie Prozesse mit persönlicher Erfahrung aus und überzeugen Sie Ihre Gesprächspartner davon, dass die Anforderungen für Sie trivial sein werden. Passen Sie bei der Ausführung jedoch auf, dass Sie Detailfragen beantworten können.
Punkt 4: Organisatorische Parameter
Die Unternehmung möchte abgleichen, ob es neben den inhaltlichen Komponenten, auch grundlegend passt. Seien Sie vorbereitet, dass man Sie nach Ihren Gehaltswünschen fragt. Das frühstmögliche Einstiegsdatum ist ein weiteres Kriterium, dass abgeklärt werden muss. Haben Sie eine lange Kündigungszeit, ab wann würden Sie verfügbar sein!?
Punkt 5: Abschlussrunde und Verabschiedung
Zum Abschluss des Telefonats werden Sie aufgefordert Ihrerseits Fragen und mögliche Anmerkungen vorzubringen. Seien Sie nicht schüchtern und sprechen Sie, für Sie wichtige Dinge an. Ein interessierter Kandidat will sich sicher sein, dass alles passend ist und möchte wissen, was ihn zukünftig erwartet.
Sind sämtliche Fragen besprochen, so wird man Ihnen mitteilen wie die weitere Vorgehensweise ist. Sie werden erfahren, bis wann Sie eine Rückmeldung erhalten.
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Tipps zur Vorbereitung
Die Tatsache, dass Sie mit Ihren Korrespondenzteilnehmern nicht in einem Raum sitzen, sollte Sie nicht leichtsinnig machen, dass die Wahrnehmung Ihres Verhaltens sich ausschließlich auf das reduziert, was Sie verbal von sich geben.
Geübte Personaler achten bei der Konversation auf Rahmenbedingungen und notieren kleine Details. Vermeiden Sie folgende Situationen und betrachten Sie das Gespräch formal als säßen die Gesprächspartner mit Ihnen in einem Raum:
1. Ort sinnvoll wählen
Begeben Sie sich an einen Ort, an dem Sie ungestört sein werden und Aussengeräusche unterdrückt sind. Eine Fahrt im Auto ist nicht sachdienlich und wird ihre Konzentration reduzieren. Der Geräuschpegel wird ihre Stimme beeinträchtigen und die Qualität des Dialogs leidet darunter.
Im schlimmsten Fall bricht die Verbindung ab und das Gespräch ist beendet. Bringen Sie Ihrem Gesprächspartner die notwendige Wertschätzung mit und zeigen Sie auf, wie wichtig es Ihnen ist.
2. Profil der Ausschreibung kennen
Sie müssen wissen worüber Sie verhandeln. Sämtliche Parameter der Stellenausschreibung sollten Ihnen bekannt sein. Nur, wenn Sie alle inhaltlichen Anforderungen verinnerlicht haben, können Sie Verbindungen zu Ihrem Werdegang herstellen.
3. Lebenslauf lernen
Ihr Lebenslauf muss wie ein Gedicht rezitiert werden können. Es ist Ihr berufliches Leben, auf das Sie jederzeit mit allen Facetten zugreifen können.
4. Rückfragen im Vorfeld recherchieren
Überlegen Sie sich Inhalte, die Sie interessieren. Zeigen Sie, wie sehr Sie sich mit dem Unternehmen auseinandergesetzt haben und welche Bereiche Ihnen noch nicht klar geworden sind. Beachten Sie dabei, dass die gestellten Fragen fachspezifisch bleiben und im Rahmen des Bewerbungsprozess eine Relevanz haben.
5. Ansprechpartner analysieren
Mit wem haben Sie es zu tun? Suchen Sie nach öffentlichen Profilen auf linkedin oder xing zu Ihren Dialogpartnern. Lässt sich mehr als nur die Funktion recherchieren? Gibt es additive Informationen? Spielt Ihr Gesprächsteilnehmer wie auch Sie Fussball? Nutzen Sie diese Möglichkeit einen Zugang zu schaffen und im Verlaufe des Telefonats diese einzusetzen.
6. Standardfragen müssen gekannt werden
Sie werden nach Ihren Stärken und Schwächen gefragt. Seien Sie nicht unvorbereitet. Gerade bei schweren Fragen ist eine gute Vorbereitung notwendig. Alles was Sie bereits im Vorfeld klären können und nur noch abrufen müssen, verschafft Ihnen im Verlauf des Gesprächs einen Vorteil.
7. Üben Sie das Gespräch
Learning by Doing! Telefonieren Sie mit einer bekannten Person, die den Interviewer simuliert. Sie werden feststellen, dass selbst in diesem ungezwungenen Gespräch Situationen auftauchen können, die unter Stresseinfluss eine weitaus größere Relevanz auf Sie haben.
Achten Sie auf Ihre Artikulation: die Gefahr in einem Telefonat in einen informellen Stil zu verfallen, ist sehr groß. Bitten Sie darum, dass man Sie darauf hinweist, wenn Sie Fülllaute wie „ähm“ und „öhm“ nutzen.
Ihre Stimme muss passen. Seien Sie nicht zu leise und nicht zu laut. Das Tempo Ihrer Ausführungen ist gleichsam wichtig, da sich daran erkennen lässt, ob Sie frei sprechen, oder währenddessen viel nachdenken. Daran lässt sich Sicherheit, sowie Unsicherheit ablesen.
8. Zeigen Sie Initiative und keine falsche Scheu
Sie möchten gerne mehr erfahren? Dann bitten Sie höflich darum, ein wenig mehr Details zu erhalten. Ihnen ist eine bestimmte Verknüpfung zwischen Ihrer Person und dem Anforderungsprofil aufgefallen: weisen Sie explizit darauf hin.
Ihnen ist eine Ausführung nicht verständlich geworden: fragen Sie nach und übergehen Sie es nicht.
Sie zeigen Interesse. Das ist es, was die Gegenseite sehen möchte.
9. Getränk bereit stellen
Sie werden eine Stunde telefonieren. Ihr Kapital in dieser Situation, ist Ihre Stimme. Eine trockene Kehle ist das letzte, was Sie gebrauchen können. Trinken Sie zwischendurch etwas.
Vorbereitung ist alles. Wie Sie sehen, lassen sich viele Dinge im Vorfeld bereits präparieren. Je mehr Investment vorab geleistet wurde, je einfacher ist es für Sie, sich auf die wesentlichen Komponenten, die nicht eingeübt werden können, zu konzentrieren.
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